Wyobraźmy sobie dwie firmy. Pierwsza – dynamiczna organizacja typu korpo, która potrzebuje błyskawicznie uruchomić kursy dla kilkuset uczestników. Druga – instytucja publiczna z rozbudowanym działem IT i ścisłymi wymaganiami co do przetwarzania danych. Obie potrzebują platformy e‑learningowej. Ale każda z nich będzie inaczej podchodzić do pytania: czy wybrać rozwiązanie w modelu SaaS czy on‑premises?

To pytanie staje się kluczowe nie tylko dla działów IT, ale przede wszystkim dla HR, L&D, kadry zarządzającej i działów compliance. Wybór nie dotyczy bowiem tylko infrastruktury – wpływa na czas wdrożenia, koszty, bezpieczeństwo danych i możliwość szybkiego reagowania na potrzeby użytkowników.

Poniżej omówimy oba podejścia, wskazując ich mocne i słabe strony. Wszystkie informacje zawarte w artykule opierają się na wiedzy i doświadczeniu WeLearning. Mamy za sobą ponad 200 wdrożeń.

Często w rozmowach potocznych możesz spotkać się z pytaniem wykonawcy – platforma ma być u Was czy u nas? Pod tym wyszukanym stwierdzeniem kryje się pytanie, czy platforma e-learningowa (lub inny system IT) ma być osadzona na serwerach Wykonawcy (w kontekście tego artykułu SaaS), czy na serwerach Zamawiającego (on-premises).

Model SaaS – charakterystyka

Model SaaS (Software-as-a-Service) oznacza, że korzystasz z platformy przez internet – bez konieczności instalacji, konfiguracji czy inwestycji w serwery. Wszystkim zajmuje się dostawca. Płacisz miesięczny abonament i logujesz się do gotowego środowiska LMS. Dostawca odpowiada za infrastrukturę, aktualizacje i zabezpieczenia. Klient jest administratorem danych, ale nie musi zajmować się techniczną stroną ich ochrony.

Model on-premises – charakterystyka

Model on-premises zakłada, że instalujesz platformę e-learningową na własnych serwerach. Masz pełną kontrolę nad danymi i konfiguracją, ale też odpowiadasz za jej utrzymanie, aktualizacje, backup i bezpieczeństwo. Brak aktualizacji, złe konfiguracje, nieprawidłowe backupy – wszystko to może prowadzić do poważnych naruszeń, jak pokazały liczne incydenty z udziałem firm i uczelni w Europie. W modelu tym najczęściej kupujesz licencję na platformę, co związane jest z wysokim kosztem jednorazowym. Nie ponosisz natomiast zewnętrznych kosztów utrzymania w postaci abonamentu.

SaaS to idealne rozwiązanie, jeśli potrzebujesz:

  • szybkiego startu,
  • elastycznego modelu kosztowego (abonament),
  • niskiego progu wejścia – minimalna opłata jednorazowa lub brak takiej opłaty,
  • braku zależności od wewnętrznego działu IT,
  • gwarancji wsparcia technicznego i bezpieczeństwa,
  • gwarancji aktualności systemu, dostęp do poprawek bezpieczeństwa i nie tylko,
  • dostępności systemu i niezawodności gwarantowanej umową SLA.

Jeśli reprezentujesz firmę/instytucje finansowe, medyczne, których regulacje wymagają, by wszystkie dane były przechowywane w lokalnej infrastrukturze, model on-premises będzie koniecznością. Często także realizacja z projektu UE wymaga licencji on-premises, bo są środki na start, ale niekoniecznie na stałe utrzymanie. Jeśli Twoja firma ma bardzo rozbudowany dział IT, sama utrzymuje swoje serwisy – może woleć taki model. Jeśli chcesz zapłacić raz i nie ponosić cyklicznych opłat – to również dobry wybór.

Pamiętaj jednak, że poza zakupem licencji warto zadbać o cykliczne aktualizacje, rozwój, nowe moduły, naprawy po okresie gwarancyjnym, wsparcie dla Twojego zespołu. Wiele z tych rzeczy wliczone jest w abonament SaaS.

W modelu on-premises pełną odpowiedzialność za dane i cyberbezpieczeństwo ponosisz Ty. Jeśli nie masz dużego doświadczenia w tym zakresie, ale sprawdziłeś, że hosting np. w Home.pl kosztuje kilka złotych i chcesz to zrobić sam, to musisz wiedzieć, co powinieneś mieć na najwyższym poziomie i co Cię czeka:

  • audyty i zabezpieczenia fizyczne/digitalne,
  • szyfrowanie dysków,
  • regularne testy penetracyjne i backup,
  • zasady dostępu oraz polityki bezpieczeństwa,
  • plan ciągłości działania i inne dokumenty wymagane przez RODO.

Chodzi głównie o wykazanie należytej staranności, dokumentacji i procedur na wypadek wycieku danych.

KryteriumSaaSOn-premises
Czas wdrożeniaNajczęściej 2–7 dni przy standardowym systemie.Czas przygotowania jak w SaaS + wydłużony czas wdrożenia uzależniony od możliwości dostania się do serwera (np. tunel, VPN, wizyta osobista, Teams).
Koszty początkoweNiski koszt startowy, stałe opłaty abonamentowe dopasowane do ilości uczestników oraz ilości usług.Wysoki koszt jednorazowy, brak abonamentu. Opcjonalne opłaty za wsparcie, aktualizacje itp.
BezpieczeństwoOdpowiedzialność dostawcy, podpisanie umowy SLA.Odpowiedzialność wewnętrzna za dane osobowe, RODO itp.
SkalowalnośćDuża elastyczność, łatwość zwiększenia dostępu dla np. kilku tysięcy dodatkowych uczestników po wcześniejszym ustaleniu.Uzależniona od infrastruktury, możliwości maszyny lub klastra.

W WeLearning wiemy, że każda organizacja ma inne potrzeby. Dlatego nasza platforma e-learningowa WeLMS dostępna jest w obu modelach:

  • SaaS – uruchomimy platformę w 48 godzin, zapewnimy zgodność z RODO, bezpieczeństwo i wsparcie 24/7. Zagwarantujemy dostępność (SLA), aktualizacje do najnowszych wersji, wsparcie.
  • On-premises – przygotujemy instalację zgodną z Twoją infrastrukturą i wymaganiami wewnętrznymi. Ustalimy z Twoim IT zapotrzebowanie i konfigurację. Przeprowadzimy przy współpracy wdrożenie na Twoich serwerach.

Jeśli szukasz platformy e-learningowej dla firmy, która:

  • szybko startuje,
  • jest skalowalna i bezpieczna,
  • nie wymaga dużych inwestycji ani zespołu IT,

to model SaaS będzie najczęściej lepszym wyborem.

Z kolei jeśli Twoja organizacja musi spełniać specyficzne wymagania prawne lub bezpieczeństwa, a dysponujesz infrastrukturą IT – wtedy model on-premises może być właściwą drogą.

Niezależnie od wyboru – WeLMS wspiera oba modele.

Potrzebujesz pomocy w wyborze i wdrożeniu platformy e-learningowej

Skontaktuj się z naszymi specjalistami!